Правила составления и ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (бланк книги)

Предприятиям любой формы собственности, по российскому законодательству, обязательно необходимо вести учет выдачи и приема трудовых книжек (ТК), так как они являются документами строгой подотчетности.

Регистрация получения, выдачи, отправления, а также заведения новых трудовых и вкладышей к ним фиксируется в специальной форме – Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Для того чтобы правильно организовать этот учет и отображать движение трудовых книжек, Постановлением №69 Министерства труда от 10 октября 2003 г. утвержден общеобязательный образец Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета имеет обязательный срок хранения. С 2010 года – это 75 лет.

Обязательные требования к ведению учета

В перечень обязательных требований к ведению учетной книги, без которых она считается недействительной, относятся несколько.

Это:

• Наличие нумерации на всех страницах, которая проставляется до начала заполнения.
• Скрепление сургучной печатью. Альтернативой может быть шнуровка с обязательной пломбой.
• Подпись работодателя либо директора предприятия, заверяющая достоверность книги, с указанным количеством страниц (цифрами и прописью).

В случае, если книгу учета заверяет представитель кадровой службы, это считается грубым нарушением законодательства.

Учитывая длительность хранения учетной книги, желательно оформить ее в твердом переплете. Книга по учету движения ТК заполняется до полного ее окончания (до последней страницы). То есть, этот срок может быть как и несколько месяцев, так и несколько лет. Большинство иных регистрационных документов, подлежащих хранению, заполняются только в течение календарного года, а затем хранятся в архиве, в этом состоит существенное отличие в заполнении учета движения трудовых.

Как заполнять поля

Согласно образцу, утвержденному Министерством труда России, книга учета ТК включает себя тринадцать столбцов, обязательных к заполнению.

Рассмотрим их:

• 1 – Порядковый номер. Здесь ведется нумерация всех документов, согласно их поступления.
• 2, 3, 4 – Соответственно число/месяц/год. В этих столбцах указывают точную дата приема на работу нового сотрудника. Дата обязательно прописывается арабскими цифрами. В отдельных случаях можно указывать дату внесения информации в трудовую, но, как правило, эта дата всегда отличается на несколько дней от даты трудоустройства.
• 5 – ФИО сотрудника (полностью, без сокращений).
• 6 – Номер и серия ТК/вкладыша к ней. В трудовых, выпущенных в 1938 г., серия и номер еще не присваивались, поэтому при их регистрировании в данном столбце ставится прочерк.
• 7 – Точное название должности сотрудника по штатному расписанию.
• 8 – Название организации и структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник. В компаниях с разветвленной структурой принято также указывать отдел, стоящий в иерархии выше.
• 9 – При регистрации ТК в этом столбце указывается № приказа и дата, о приеме сотрудника на работу, если регистрируется вкладыш – в поле ставится прочерк.
• 10 – Подпись ответственного лица за заполнение ТК.
• 11 – Сумма за оформление вкладыша или трудовой книжки. Указывается в рублях и выплачивается работником предприятию. Если плата не взимается – ставится прочерк в столбце.
• 12 – Дата возврата трудовой сотруднику (при увольнении).
• 13 – Подпись сотрудника. Проставляется при увольнении и является подтверждением получения документа.

Законодательством России также предусмотрено, что работник при увольнении может получить трудовую книжку по почте.

В этом случае в 12 и 13 столбцах проставляется номер заказного письма или телеграммы, которым пересылается ТК, а также дата отправления.

Кто должен вести, заполнять и хранить книгу

В зависимости от размеров предприятия, ведение учета движения ТК может возлагаться:

• на кадровую службу (если она имеется на предприятии);
• специальное ответственное лицо, отвечающее за оформление документов при найме и увольнении персонала;
• непосредственно работодатель. Как правило, индивидуальные предприниматели, имеющие 1-2 единицы персонала, занимаются учетом трудовых самостоятельно.

Хранение книги учета осуществляется тем же ответственным лицом, что и ее заполнение. После того, как все страницы заполнены, учетная книга не передается в архив до тех пор, пока не будут проставлены все подписи сотрудников, свидетельствующие о получении трудовых книжек (то есть 12 и 13 столбец). И только после этого книга передается в архив предприятия на хранение.

Как внести исправления

При заполнении всех данных вручную существует определенная вероятность допущения ошибки. В этом случае исправления проводятся по тем же принципам, как и при заполнении трудовых. Под записью, в которой допущена ошибка, делается пометка «запись недействительна» и ниже вносятся корректные данные с обязательной подписью ответственного лица.

Зачеркивания некорректной информации не применяются.

Хранение данных в электронном виде

Начиная с 2002 года, с подписанием Закона «Об электронной цифровой подписи» в Российской Федерации, книгу учета движения вкладышей и трудовых книжек можно вести в электронном варианте. Такой вариант может использоваться на добровольных началах и не является общеобязательным.

Стоит отметить, что этот способ имеет очень много преимуществ, которые первоочередно связаны с удобным поиском информации о персонале. Электронный вариант книги также подлежит обязательному хранению в течение 75 лет. В архив может передаваться любой носитель: диск, usb-накопитель, жесткий диск.

Вместе с носителем в архив при необходимости можно передавать сопровождающие файлы в электронном или печатном виде.

После того, как электронный вариант книги передается в архив, все операции с ним (копирование, перезапись и т. д.) должны фиксироваться документально. На практике же большинство организаций продолжает вести бумажный вариант книги.

Штраф за отсутствие/некорректное заполнение

КоАП предусматривает административную ответственность для предпринимателей и фирм, которые не завели или неправильно ведут книгу учета движения, в виде штрафа: для организации – 30 тыс.-50 тыс. руб.; для должностного лица – 500-5000 тыс. руб.

Скачать чистый бланк книги учета можно по этой ссылке, а образец ее заполнения можно скачать здесь.