Главная / Трудовое право и споры / Образец и правила заполнения дубликата трудовой книжки согласно ТК РФ

Образец и правила заполнения дубликата трудовой книжки согласно ТК РФ

На сегодняшний день трудовая книжка не утратила свое значение как одного из главных документов, подтверждающих трудовой стаж работника и учитываемого при назначении пенсии. Поэтому, когда она теряется либо приходит в негодность, так важно оформить дубликат. Подробней о том, как это сделать, Вы узнаете из данной статьи.

Порядок заполнения и последующей выдачи

Начнем с простейших правил заполнений трудовой книжки, напомнив, что внесение даты во всех разделах документа предполагает использование арабских цифр: число и месяц указывают двузначными цифрами, год – четырехзначным значением. К примеру, если принятие сотрудника на работу имело место 16 августа 2016 года, то в трудовой книге отражают эту дату так: 16.08.2016.

Все записи производят разборчиво, без помарок, используя перьевую либо гелевую ручку, в том числе, шариковую, и световодостойкие чернила (гель, пасту) синего либо черного цвета.

Сокращения недопустимы.

К примеру, нельзя вместо «распоряжения» указывать «расп.» либо вместо «приказа» писать «пр.».

Теперь приступим к непосредственному заполнению. Первое, что следует оформить, – это титульный лист, где, кроме отметки «Дубликат» (правый верхний угол), следует привести  сведения о владельце документа.

То есть:

  • ФИО (полный вариант, указывается на основании паспорта либо иного удостоверяющего личность документа);
  • дата рождения (аналогично полностью);
  • образование;
  • профессия и специальность.

При заполнении последних двух граф руководствуются документами об образовании, представленными работником: аттестатом, дипломом, прочее. Далее проставляется дата заполнения дубликата (в данном случае месяц указывают прописью). Внизу свои подписи ставят: владелец трудовой книжки, подтверждая свое согласие с содержанием документом, а также лицо, ответственное за ведение рассматриваемого документа. Подписи закрепляют печатью организации (кадровой службы).

Скачать образец заполнения дубликата трудовой книжки.

В соответствии с 32-м пунктом Правил по ведению и хранению трудовых книжек, оформление дубликата книжки подразумевает использование сведений, связанных с общим и непрерывным стажем работы владельца документа до приема на работу к данному работодателю, подтвержденным соответствующими документами; работой и награждениями (поощрениями), о которых указывалось в трудовой книжке по последнему месту работы.

Важно! Общий стаж работы отражают суммарно.

Это значит, что фиксируется только общее число лет (месяцев, дней) трудовой деятельности, без использования работодателем разъяснений (должностей и периодов работы).
Далее дубликат трудовой книжки (равно как и его основной документ) оформляют в установленном порядке и возвращают его владельцу.

Подробней о законном порядке действий по восстановлению трудовой Вы можете почитать здесь. Образец и порядок заполнения вкладыша Вы найдете здесь.

Внесение записей: в каком порядке осуществляется, что указывается

Запись об общем трудовом стаже продолжает указание отдельных периодов на основании тех документов, которые были представлены работником в качестве подтверждающих либо акта комиссии.

Порядок внесения сведений:

  • 1-я графа предназначена для указания порядкового номера записи;
  • 2-я графа отводится для отражения даты приема на работу;
  • предназначение 3-й, основной графы, связано с указанием записей о наименовании работодателя (структурного подразделения), в том числе, с отражением должности (профессии) и квалификации работника, принятого на работу;
  • в 4-й графе дают отсылочные сведения на документ (его наименование, дату и номер), на основании которого осуществлялись записи в дубликате.

В аналогичном порядке вносят записи о переводе работника на другую должность (работу) в рамках одной и той же организации-работодателя и об увольнении (прекращении трудового договора). В последнем случае также допускается указание причин увольнения с той оговоркой, что работник представил такие данные.

Что является источником сведений о предполагаемом стаже работника

Для подтверждения сведений, свидетельствующих о предыдущих периодах работы, работник должен самостоятельно позаботиться о наличии документов.

А именно:

  • выписок из личных дел и лицевого счета (ведомостей на выдачу зарплаты), расчетной книжки;
  • копий приказов о назначении (приеме, переводе, повышении, увольнении) либо трудовых договоров с предыдущих мест работы;
  • профсоюзного билета либо учетной карты члена профсоюза;
  • справок и выписок из Пенсионного фонда (о периодах уплаты страховых взносов);
  • прочих документов, где могут содержаться сведения обо всех периодах работы.

Работодатель, в свою очередь, должен оказать содействие работнику в поиске и получении документов, имеющих отношение к стажу последнего, наработанного до трудоустройства в данную организацию.

Все оригиналы подтверждающих документов, подписанные руководителями предприятий и заверенные оттисками печати, подлежат возврату. В кадровой службе предприятия могут оставаться на хранении только заверенные копии (пункт 7.2 Инструкции, регламентирующей заполнение трудовых книжек).

Если сведений, содержащихся в представленных документах, недостаточно для того, чтобы собрать воедино полную картину о трудовой деятельности работниках, в дубликат документа все же разрешается вносить только эти сведения.

После этапа заполнения следует внесение сведений о дубликате в книгу учета движения трудовых книжек и содержащихся вкладышей в них, форма которой утверждена 69-м Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года.

Несколько иной порядок восстановления сведений для последующего внесения в дубликат применяется при утрате документов работодателем, обусловленной возникновением чрезвычайных ситуаций. В частности, в соответствие с 50-м Постановлением Минтруда РФ от 24 июня 1994 года, установление фактов работы, в том числе, сведений о периодах работы и профессии владельца трудовой книжки, является прерогативой специальной комиссии, создание которой инициируется органами исполнительной власти субъекта РФ.

При отсутствии подтверждающих документов у работника комиссия вправе привлекать к восстановлению событий двух и более свидетелей, которые знакомы с работником по роду деятельности, т. е. работали с ним у одного и того работодателя.

При необходимости комиссия может направлять запросы в различные инстанции и архивы, которые могут располагать необходимой информацией. Результаты комиссии отражают в соответствующем акте, где указывается продолжительность трудового стажа, профессия работника и периоды работы. В дальнейшем данный акт будет использоваться при оформлении дубликата. В самом документе отсылочные положения на используемый при заполнении акт (номер и дата составления) будут содержаться в 4-й графе.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

4 × 3 =