Главная / Зарплата, финансы и льготы / Как происходит учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете по современному законодательству

Как происходит учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете по современному законодательству

Предназначение средств индивидуальной защиты (разг. – спецодежды) связано с защитой работников от воздействия различных факторов. Это могут быть вредные, опасные условия труда, особые температурные режимы, а также работы, подразумевающие получение загрязнений. В таких условиях, а также с целью обеспечения безопасных условий труда, работодатель обязан обеспечить бесплатную выдачу специальной одежды (обуви), которые прошли обязательное декларирование либо сертификацию (212-я статья ТК РФ).

Ниже мы подробно рассмотрим, как производить учет выдачи такой одежды в налоговом и бухгалтерском учетах, а также налоговые последствия для работодателя.

Учитываем затраты

Списание стоимости спецодежды и, соответственно, порядок отражения в учетной политике должны затрагивать как бухгалтерские, так и налоговые цели.

В бухгалтерском учете

При стоимости одной единицы спецодежды, превышающей 40 тысяч рублей (без учета НДС) либо иную сумму, установленную организацией в качестве лимита, и срок службе больше одного года, она будет отвечать основных признакам. В таком случае расходы, связанные с ее приобретением, списывают посредством амортизации.

Единицей спецодежды принято считать одну вещь из всего комплекта, в том числе парную.

Это может быть куртка, штаны, ботинки, прочее.

В противном случае, когда стоимость оказывается ниже установленного показателя, одежду следует учитывать в числе материально-производственных запасов.

Далее обращают внимание на срок службы с учетом типовых норм выдачи:

  • при сроке, меньшем от 12-месячного периода, стоимость списывают на расходы, – это можно производить единовременно (в момент выдачи сотрудникам) либо постепенно (в течение всего срока службы);
  • при превышении 12-месячного периода возможен только второй вариант, т. е. постепенное списание.

Исчисление сроков пользования одеждой начинают с момента ее фактической выдачи.

Движение спецодежды в составе МПЗ оформляют следующими проводками:

В налоговом учете: НДС, налог на прибыль, НДФЛ

НДС

Принятие к вычету входного НДС, предъявленного поставщиком, может осуществляться организацией в следующих случаях: отражение поступления спецодежды в учете на основании документов первичного учета поставщика; наличие корректно оформленного счета-фактуры поставщика; задействование работников, получивших спецодежду, в деятельности, облагаемой НДС.

Поскольку спецодежда передается работникам лишь во временное пользование, а по факту остается у организации, на момент выдачи реализации не происходит. Поэтому начисления НДС также не происходит.

Налог на прибыль

Учет стоимости спецодежды в расходах по налогу на прибыль возможен в таких случаях:

  • оговоренное 212-й статьей ТК РФ наличие условий труда, требующих выдачи спецодежды, подтверждено результатами спецоценки (аттестацией рабочих мест);
  • выдача спецодежды производится с учетом типовых норм либо таковых, установленных организацией.

Порядок признания затрат, связанных с покупкой спецодежды, в расходах зависит от двух показателей – стоимости и периода полезного использования. При стоимости больше 40 тысяч рублей (без учета НДС) за одну единицу и сроке использования больше года, спецодежду признают в качестве амортизируемого имущества и погашают стоимость посредством начисления амортизации.

При невыполнении одного из условий, связанные со спецодеждой затраты признают как материальные расходы и учитывают по мере выдачи на свое усмотрение: единовременно (полная сумма) либо равномерно (частями в течение периода эксплуатации).

С 1 января 2016 года в качестве амортизируемого признается имущество, стоимость которого достигает 100 тысяч рублей.

Поскольку стоимость спецодежды, как правило, ниже рассматриваемой суммы, списание посредством амортизации стало использоваться крайне редко.

УСНО

При применении организацией доходно-расходной УСНО, стоимость спецодежды в рамках расчета упрощенного налога может отражаться: в качестве материальных расходов (когда спецодежда не соотносится с амортизируемым имуществом); в качестве расходов, связанных с приобретением основных средств (при стоимости большей 40 тысяч рублей и сроке эксплуатации большем 1-го года).

Что касается условий признания, то они будут аналогичны тем, что применяются при учете одежды и расчете налога на прибыль (потребуется спецоценка плюс соблюдение норм выдачи). Сюда добавится еще одно условие – признание затрат производится исключительно после оплаты поставщикам.

Страховые взносы и НДФЛ

Исходя из того, что выдача спецодежды не подразумевает обретение работников прав собственности и, соответственно, доходов от приобретения, стоимость такой одежды не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Невозврат спецодежды и его последствия

Материальная ответственность работника

При невозврате спецодежды работником (порче по собственной вине), стоимость последней как нанесенный ущерб потребуется возместить. Величина ущерба устанавливается работодателем с учетом ее начальной стоимости, степени износа на момент ущерба либо увольнения.

Важный момент – ведение учета выдачи спецодежды, сведения которого будут использованы в качестве доказательства величины ущерба (остаточная стоимость, степень годности, сроки, прочее).

Принятию решения, связанного с возмещением ущерба, предшествует соблюдение работодателем определенной процедуры: проведение проверки относительно установления причин возникновения ущерба (при участии специально созданной комиссии); получение письменных объяснений от работников.

При сумме ущерба, величина которого не превышает среднемесячный заработок работника, она может удерживаться из заработной платы последнего на основании распоряжения (приказа), изданного работодателем. С этим документом работника знакомят под роспись.

Если же сумма превышает средний заработок работника, в связи с чем он отказывается добровольно возмещать ущерб, разрешить ситуацию можно только через суд.

Возникновение налоговых последствий для работодателя

При наличии договоренности между работником и работодателем, связанной с невозвратом спецодежды и, соответственно, удержания ее стоимости из зарплаты, такая передача прав собственности будет рассматриваться как реализация товара с последующим обложением НДС. Начисление НДС придется произвести и при безвозмездной передаче, когда требование о компенсации остаточной стоимости не будет соблюдаться работодателем.

Если, несмотря на все требования, спецодежда так и не была возвращена работником, работодателем должна соблюдаться процедура взыскания ущерба. Поскольку возмещение с реализацией ничего общего не имеет, в рассматриваемом случае оснований для начисления НДС не возникает.

А вот НДФЛ и страховые взносы с полученного в натуральной форме дохода придется начислить, если работодатель в случае невозврата не будет взыскивать с работника стоимость выданной спецодежды.

Как уплатить взносов меньше, чем было начислено

Согласно общим правилам, работодатель должен приобретать спецодежду за счет собственных средств. А знаете ли Вы, что подобные затраты (их часть) могут компенсироваться ФСС РФ? Несмотря на то, что живые деньги Вы не получите, уменьшить на возмещаемую величину страховые взносы на травматизм все-таки сможете.

За получением возмещения необходимо обратиться в ФСС по месту регистрации, где представить свое заявление и утвержденный Минтрудом комплект документов. При получении положительного решения ФСС относительно возмещения расходов на приобретение одежды работникам, Вы сможете учитывать начисленные взносы в полном объеме в расходах для налоговых целей; не учитывать полученную помощь ФСС в прибыльных расходах (стоимость спецодежды – в расходах); отчитываться перед фондом об использовании средств, представляя подтверждающие расходы документы.



4 комментария

  1. Алексей Иванович

    Добрый день. У нас на предприятии должны выдавать спецодежду один раз в год. Каждый год всю одежду должны менять. Но в этом году нас всех заставили поставить подпись в получении нового комплекта спецодежды. Саму спецодежду нам никто не выдавал. Сказали, что так требует начальство. Времена, мол, тяжелые. Донашивайте прошлогоднюю спецодежду. Теперь получается, что ясли одежда порвется не по мое вине, а из-за того, что она износилась, я буду вынужден оплачивать ее стоимость? Ведь по документам я сейчас ношу абсолютно новую спецодежду.

    • Эксперт

      Добрый день, уважаемый Алексей Иванович. Ваш работодатель вправе взыскать с Вас стоимость спецодежды, которая станет непригодной. Но делать этого, скорее всего, никто не будет. Ведь они знают, что спецодежду Вам никто не менял. Однако, на будущее, лучше не ставьте подпись о получении того, что Вы не получали. Если руководство заявляет, что не может заменить Вам спецодежду в связи с тяжелой финансовой ситуацией, то пусть не выдает новую и не фальсифицирует документ, который подтверждает ее выдачу.

  2. Виктор Андреевич

    Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как часто сварщику должны выдавать новую спецовку и рукавицы? Работаю уже более полугода и мне даже рукавицы не заменили. Уже дважды покупал рукавицы за собственные деньги.

    • Эксперт

      Здравствуйте, уважаемый Виктор. Все зависит от внутреннего распорядка организации, в которой Вы работаете. В большинстве случаев, спецовки меняют раз в год, а рукавицы – раз в неделю или по требованию работника. Рекомендую Вам обратиться с подобным вопросом к представителям Вашей организации, которые занимаются выдачей подобной спецодежды. Вполне может быть, что рукавицы Вам должны выдавать по Вашему требованию.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

3 × пять =